In der heutigen schnelllebigen, digital vernetzten Welt sind E-Mails das Lebenselixier der Kommunikation. Ganz gleich, ob Sie ein Produkt vorstellen, mit einem Kunden in Kontakt treten oder mit Ihrem Team zusammenarbeiten – gut geschriebene E-Mails können über Chancen entscheiden oder sie zerstören. Doch die Erstellung der perfekten E-Mail – die professionell, ansprechend und effektiv ist – kann sich wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen.
ChatGPT ist ein KI-Assistent, der Ihnen helfen kann, den Prozess zu rationalisieren und Ihre Fähigkeiten beim Schreiben von E-Mails auf die nächste Stufe zu heben. In diesem Leitfaden werden wir untersuchen, wie ChatGPT Ihre E-Mail-Kommunikation verändern kann, mit umsetzbaren Tipps und einsatzbereiten prompt für verschiedene Szenarien.
1. Warum ChatGPT zum Schreiben von E-Mails verwenden?
Wenn Sie schon einmal auf einen leeren E-Mail-Entwurf gestarrt haben und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, ist ChatGPT genau das Richtige für Sie. Hier ist der Grund, warum es ein Wendepunkt ist:
- Effizienz : Es spart Zeit, da es in Sekundenschnelle professionelle Entwürfe erstellt.
- Vielseitigkeit : Egal, ob Sie einen formellen Ton, eine lässige Stimme oder eine überzeugende Tonhöhe benötigen, ChatGPT passt sich Ihren Bedürfnissen an.
- Personalisierung : Benutzerdefinierte prompt ermöglichen es Ihnen, E-Mails an Ihren eigenen Stil und Ihre Ziele anzupassen.
Mit ChatGPT können Sie sich weniger auf den Entwurf als vielmehr auf den Aufbau sinnvoller Verbindungen konzentrieren.
2. Wesentliche Prompt für verschiedene E-Mail-Typen
2.1 Erstellen formeller Business-E-Mails
Im beruflichen Umfeld sind Klarheit und Respekt der Schlüssel. Egal, ob Sie sich vorstellen, ein Meeting anfordern oder eine Bewerbung einreichen, diese prompt können Sie leiten:
- “Schreiben Sie eine formelle E-Mail, in der ich mein Unternehmen einem neuen Kunden vorstelle, unsere Dienstleistungen zusammenfasse und ein Treffen vorschlage”
- “Erstellen Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Empfehlungsschreiben eines ehemaligen Managers, in dem bestimmte Leistungen hervorgehoben werden”
- “Helfen Sie mir, eine höfliche E-Mail zu verfassen, um einen Kollegen um Klärung einer Projektfrist zu bitten”
- “Schreiben Sie eine E-Mail, um einen Kunden über eine Lieferverzögerung zu informieren, sich zu entschuldigen und einen geänderten Zeitplan anzubieten”
- “Erstellen Sie eine formelle E-Mail an ein neues Teammitglied, in der Sie es in der Organisation willkommen heißen und die nächsten Schritte skizzieren”
- “Verfassen einer E-Mail mit der Bitte um Genehmigung einer Budgeterhöhung für ein Projekt und Angabe von Begründungen”
- “Helfen Sie mir, eine formelle E-Mail zu schreiben, in der Sie ein Stellenangebot ablehnen, sich aber für diese Gelegenheit bedanken”
- “Erstellen Sie eine E-Mail, um die Interessengruppen über ein bevorstehendes Treffen zu informieren und die Tagesordnung anzugeben”
- “Schreiben Sie eine professionelle E-Mail an einen Kunden, der einen neuen Kundenbetreuer vorstellt, der für sein Projekt zuständig ist”
- “Helfen Sie mir, eine E-Mail zu erstellen, um eine Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen vorzuschlagen, wobei Sie den gegenseitigen Nutzen betonen”
ChatGPT sorgt dafür, dass Ihre Kommunikation ausgefeilt und professionell bleibt und einen starken Eindruck hinterlässt.
2.2 Schreiben von Marketing- und Vertriebs-E-Mails
Marketing-E-Mails müssen Aufmerksamkeit erregen und zum Handeln anregen. Verwenden Sie diese prompt, um überzeugende Botschaften zu erstellen:
- “Schreiben Sie eine Marketing-E-Mail für einen zeitlich begrenzten Rabatt auf unseren Premium-Abonnementplan”
- “Verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie einen Weihnachtsverkauf ankündigen, einschließlich Sonderangeboten und einem klaren Aufruf zum Handeln”
- “Helfen Sie mir, eine Verkaufs-E-Mail zu erstellen, die sich an Freiberufler richtet und für unser neues Rechnungsstellungswerkzeug wirbt”
- “Erstellen Sie eine Marketing-E-Mail, um ein Webinar über digitale Marketingstrategien vorzustellen, und laden Sie zur Anmeldung ein”
- “Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie für eine kostenlose Testversion unserer Produktivitätssoftware werben und die wichtigsten Funktionen hervorheben”
- “Erstellen Sie eine Verkaufs-E-Mail, die sich an Kleinunternehmer richtet und Erfahrungsberichte und Erfolgsgeschichten präsentiert”
- “Helfen Sie mir, eine Marketing-E-Mail für die Vorstellung eines neuen Buches zu verfassen, einschließlich einer kurzen Zusammenfassung und eines Kauflinks”
- “Schreiben Sie eine überzeugende E-Mail, um Ihren derzeitigen Kunden erstklassige Dienstleistungen anzubieten”
- “Erstellen Sie eine Re-Engagement-E-Mail für inaktive Abonnenten, die einen besonderen Anreiz zur Rückkehr bietet”
- “Erstellen Sie eine Werbe-E-Mail, die sich an Veranstaltungsplaner richtet und die Vorteile unserer Buchungsplattform für Veranstaltungsorte hervorhebt”
Mit der Unterstützung von ChatGPT können Sie E-Mails erstellen, die Leser in Kunden verwandeln.
2.3 Follow-up-E-Mails, die zu Ergebnissen führen
Das Follow-up ist eine Kunstform, und ChatGPT hilft Ihnen, es mit durchdachten und effektiven Aufforderungen zu meistern:
- “Erstellen Sie nach einem ersten Verkaufsgespräch eine Follow-up-E-Mail, in der Sie die besprochenen Vorteile zusammenfassen”
- “Schreiben Sie eine freundliche Folge-E-Mail an einen Kollegen, um ihn an eine anstehende Aufgabe zu erinnern”
- “Helfen Sie mir, eine Folge-E-Mail an einen Personalverantwortlichen nach einem Vorstellungsgespräch zu verfassen, in der ich mich bei ihm bedanke und sein Interesse bekräftige”
- “Erstellen Sie eine Follow-up-E-Mail für einen Kunden, der an unserem Webinar teilgenommen hat, und bieten Sie zusätzliche Ressourcen an”
- “Erstellen Sie nach einer Networking-Veranstaltung eine Follow-up-E-Mail, in der Sie Ihr Interesse an einer möglichen Zusammenarbeit bekunden”
- “Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie auf eine vor zwei Wochen verschickte Rechnung eingehen und höflich um eine Aktualisierung bitten”
- “Helfen Sie mir, eine Follow-up-E-Mail an einen potenziellen Kunden zu verfassen, der nicht auf einen Vorschlag geantwortet hat”
- “Erstellen Sie eine E-Mail, um die Teilnehmer nach einer Konferenz über Präsentationsfolien und Kontaktinformationen zu informieren”
- “Verfassen Sie eine Folge-E-Mail an einen Mentor, in der Sie ihm für seine Beratung danken und ihn über die jüngsten Fortschritte informieren”
- “Schreiben Sie eine Folge-E-Mail an einen Journalisten, nachdem Sie eine Geschichte vorgeschlagen haben, und fragen Sie ihn, ob er zusätzliche Informationen benötigt”
Diese Aufforderungen stellen sicher, dass Ihre Nachuntersuchungen rechtzeitig und überzeugend sind, ohne aufdringlich zu sein.
2.4 Mit Anmut mit heiklen Situationen umgehen
Manchmal müssen Sie heikle Themen ansprechen, und es ist entscheidend, die richtigen Worte zu finden. Hier sind einige Hinweise für heikle Situationen:
- “Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie sich für einen Fehler in einem aktuellen Bericht entschuldigen, den Fehler anerkennen und Korrekturen vornehmen”
- “Verfassen Sie eine E-Mail, um ein Missverständnis mit einem Kollegen anzusprechen, und erläutern Sie Ihre Sichtweise in einem respektvollen Ton”
- “Verfassen Sie eine E-Mail an einen Kunden, in der Sie erklären, warum seinem Antrag nicht entsprochen werden kann, und Alternativen anbieten”
- “Helfen Sie mir, eine E-Mail zu erstellen, um einen Lieferantenvertrag zu kündigen und dabei einen professionellen und herzlichen Ton beizubehalten”
- “Erstellen Sie eine E-Mail, in der Sie sich bei einem Kunden für eine schlechte Erfahrung entschuldigen und eine Lösung oder Entschädigung anbieten”
- “Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie einen Teamkonflikt ansprechen, zur Zusammenarbeit aufrufen und ein Treffen zur Lösung des Konflikts vorschlagen”
- “Verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie eine Einladung zu einem Vortrag aufgrund früherer Verpflichtungen ablehnen und Ihre Wertschätzung für das Angebot zum Ausdruck bringen”
- “Helfen Sie mir, eine E-Mail zu verfassen, um einen Mitarbeiter über eine Leistungsbeurteilung zu informieren und einen konstruktiven Ton zu gewährleisten”
- “Schreiben Sie eine E-Mail an einen Lieferanten, in der ein Qualitätsproblem bei den letzten Lieferungen angesprochen wird, und bitten Sie um sofortige Maßnahmen”
- “Erstellen Sie eine E-Mail an einen Kunden, in der Sie eine Preisanpassung erläutern und die Gründe und Vorteile darlegen”
Mit ChatGPT können Sie heikle Gespräche mit Professionalität und Einfühlungsvermögen führen.
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Tipps, um das Beste aus ChatGPT-Prompt herauszuholen
Um das Potenzial von ChatGPT zu maximieren, sollten Sie diese bewährten Verfahren anwenden:
- Seien Sie spezifisch : Fügen Sie Kontext, Ton und wichtige Details in Ihre Prompt ein, um maßgeschneiderte Ergebnisse zu erzielen.
- Bearbeiten und personalisieren : Verwenden Sie den Entwurf von ChatGPT als Grundlage, aber überprüfen und optimieren Sie ihn, um sicherzustellen, dass er Ihre einzigartige Stimme widerspiegelt.
- Experimentieren und iterieren : Geben Sie sich nicht mit dem ersten Ergebnis zufrieden – probieren Sie verschiedene Aufforderungen aus oder formulieren Sie Ihre Anfrage um, um die Ausgabe zu verfeinern.
- Sparen Sie Zeit mit Vorlagen : Erstellen Sie wiederverwendbare Prompt für wiederkehrende E-Mail-Typen, z. B. Besprechungsanfragen oder Nachfassaktionen.
Das Schreiben effektiver E-Mails muss keine lästige Pflicht sein. Durch die Nutzung von ChatGPT können Sie in einem Bruchteil der Zeit professionelle, ansprechende und wirkungsvolle E-Mails verfassen. Ganz gleich, ob Sie einen Kunden ansprechen, für Ihr Produkt werben oder einem Lead nachgehen – die richtigen prompt können Ihnen helfen, klar und sicher zu kommunizieren.
Jetzt sind Sie an der Reihe! Experimentieren Sie mit den Prompt in diesem Leitfaden oder erstellen Sie Ihre eigenen, auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnittenen Prompts. Und denken Sie daran: ChatGPT ist zwar ein leistungsstarkes Tool, aber Ihre persönliche Note ist was eine E-Mail wirklich hervorhebt.
